« Tilbage

Bestyrelsesmødet den 21. januar 2018

Skrevet d. 01/02-2019 af:

Referat af bestyrelsesmøde den 21. januar 2019 kl. 17.00 i klubhuset

 

Deltagere: Kurt Dalgaard (KD), Peder Bro Iversen (PBI), Jens Peter Jespersen (JPJ), Hans Peter Ø. Mikkelsen (HPM), Frits Christensen (FC), Inger Marie Andersen (IMA),Hanne Pliniussen (HP), Erik Byskov Larsen (EBL) og Knud Hougaard Klausen (KHK)

 

Afbud: Preben Knudsgaard (PK).

 

Referent: Inger Marie Andersen

 

1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet d. 05. december 2018

 

Referat:

Godkendt og underskrevet.

 

2. Regnskab

Status på årsregnskabet for 2018.

 

Referat:

Der er anvendt en del penge til vedligeholdelse af banen, hvilket er udgifter som tidligere år har været udskudt.

Knud gennemgik enkelte poster i årsrapporten.

3. Budget for 2019.

Vedtagelse af budget.

Bilag vedhæftet.

 

Referat:

Kontingentindtægter er baseret på 1.1.2019 medlemstallene.

Bestyrelsen havde ikke nogen bemærkninger til budgetforslaget.

 

4. Medlemssituationen

Oversigt over medlemsudviklingen i perioden 2013 – 2018 samt medlemsstatistik fra Golf Box. 2 bilag vedhæftet.

Hvilke forventninger / ønsker har vi til medlemsudviklingen i 2019?

 

Referat:

Tallene er trukket ud fra Golfboks.

Der er positiv udvikling i seniormedlemmer.

Passive medlemmer er faldet.

Målsætningen med 600 betalende seniormedlemmer er nået.

Målsætningen med 60 nye medlemmer (nye begyndere og nye etablerede medlemmer) er også nået.

 

Forventninger til 2019:

Vi skal overveje om der skal laves træningshold kun for kvinder (medtages til strategiweekenden).

Det nævnes på generalforsamlingen, at vi ønsker en stigning i medlemstallet i 2019. Det endelige måltal afklares på strategiweekenden.

Markedsføring af vores bane og den gode historie skal bringes i spil i kampen om medlemmer i 2019.

 

5. Medlemsmødet onsdag d. 21. november

Inger Marie har samlet input fra mødet. Bestyrelsen skal beslutte, hvordan der skal arbejdes videre med det.

Bilag tidligere udsendt.

 

Referat:

Opsamlingen indgår i arbejdet på strategiweekenden.

Bidragene omkring medlemshvervning og -fastholdelse indgår også i et samarbejde mellem PR-udvalget og begynderudvalget.

Der nedsættes en arbejdsgruppe til at arbejde med frivilligstrukturen. Gruppen består af Preben, Leif, Knud og Kurt. Der tages udgangspunkt i listen fra frivilligdagen.

Der skal være en tovholder i hver gruppe af frivillige.

6. Den fremtidige drift af restauranten

Solvejg Korsgaard, Ringkøbing er ansat til at drive restauranten fra 1. marts 2019. Orientering om ansættelsesvilkår.

For at gøre driften så økonomisk som muligt, skal den frivillige hjælp i restauranten optimeres, og der skal findes flere frivillige hjælpere til husudvalget.

Solvejg foreslår, at vi begynder at bruge betegnelsen Café i stedet for restaurant, da ordet restaurant giver nogle forventninger om et mere udbygget spisekort, end det, vi regner med at tilbyde. Husudvalget bør ændre navn til ”Cafégruppen”.

Vi bør udpege én fra bestyrelsen til at samle og være ansvarlig for Cafégruppen.

 

Referat:

Solvejg er ansat som funktionær på funktionærbasis. Arbejdstiden skal ligger hovedsagelig i sommerhalvåret.

Solvejg skal referere til Preben og Knud – ikke til klubbens formand.

Køkkenet er blevet gennemgået. Vaskeanlægget er ok og fungerer, når det er blevet justeret. Kontakten til frituren skal skiftes, men fungerer ellers. Komfuret – der skal skiftes en kogeplade. Det kan ikke svare sig at bruge vedligeholdelsesmidler på ovnen. Der er fundet en brugt ovn, som også kan køre med damp, og kan vaskes automatisk med vand. Der skal etableres vand og afløb til den nye ovn. Der er herudover forskellige mindre ønsker til nyt inventar.

Det besluttes, at ovnen og det øvrige inventar indkøbes, samtidig med at køkkenet suppleres med det service, som mangler.

Det besluttes, at Husudvalget ændres til Cafégruppen. Cafégruppen skal suppleres til mellem 20 og 30 personer, som på skift skal være til stede i caféen.

Der skal findes et bestyrelsesmedlem som kontaktperson til cafégruppen og restauranten. KD tager opgaven indtil videre (IMA er med på sidelinjen).

 

7. Stenmel på parkeringspladsen

I forbindelse med at Håndværkergruppen har lagt stenmel på arealet ved den nye garage, er der forslag om at lægge et lag på parkeringspladsen.

Gruppen vil gerne udføre arbejdet, og prisen for et træk stenmel er godt 7000 kr. inkl. moms.

Skal hele parkeringspladsen have et lag, og er et træk i givet fald nok?

 

Referat:

Bestyrelsen beslutter, at der lægges ét træk stenmel på parkeringspladsen.

 

8. Lysmast

Der er lavet en prøveopsætning af lysmasten. Vi skal være sikre på den endelige placering, før elkablet trækkes.

Følerens rækkevidde er maks. 20 meter.

 

Referat:

KHK og KD snakker med Ole Møller og finder en løsning med en ekstra lysmast som de oprindelige og generel optimering af lyset ved klubhuset.

  

9. Nye skilte og teestedsmarkeringer

Vi skal have taget en endelig beslutning om at ændre teesteds-navnene fra farver til tal.

Et udvalg med FC i spidsen er i samarbejde med GLFR ved at udforme skiltene til at sætte på træstolperne og ligeledes baneguiden (trykt og elektronisk). Orientering om arbejdet.

PBI kommer med info og forslag til nye teestedsmarkeringer.

 

Referat:

Servicegruppen sørger for at få skiltene fastgjort i jorden.

Sponsorskiltet skal være 25 x 20 cm.

Resten af skiltet proportioneres i passende størrelse.

Der bliver 2 skilte pr. hul.

Det besluttes at ændre fra farve-teesteder til meter-teesteder. Golfboks vil så fremover anbefale teested ud fra spillerens køn og hcp.

PBI og JPJ måler banen op, så det kan blive klar til print af scorekort og baneguide.

Skiltegruppen finder en løsning på teestedsmarkeringer.

  

10. Ny garage og toilet ved greenkeepergården

På sidste møde besluttede vi, at der til dette møde skulle foreligge forslag til en garage til de nye maskiner samt forslag til etablering af et spillertoilet i eller ved greenkeepergården.

Knud Hougaard har i mellemtiden fundet ud af, at der er en mulighed for at søge penge til bl.a. disse projekter fra kommunens anlægsfond. Knud vil orientere om betingelserne for at søge. I givet fald kan vi tidligst starte på projekterne omkring 1. maj.

 

Referat:

KHK laver en ansøgning til kommunens anlægsfond – fristen er 1. marts 2019.

Forslag med priser afleveres til KHK senest den 10. februar 2019.

  

11. Turneringskalenderen for 2019

Der er møde om kalenderen i uge 4. Den skal være færdig til offentliggørelse 1. februar. Orientering.

 

Referat:

Taget til efterretning.

  

12. Generalforsamlingen d. 13. marts

 

Referat:

Beretning til generalforsamling skal være klar den 20. februar 2019. Sendes til PK. Beretningen lægges på hjemmesiden.

FC lægger dato og indkaldelse af forslag på hjemmesiden.

KD og HP modtager ikke genvalg.

HPM og IMA modtager genvalg.

 

13. Nyt fra udvalgene.

 

Referat:

Sponsorudvalget: De er ved at være færdig med aftaler for 2019.

PR-Udvalget: Der er lavet en annoncepakke med Dagbladet. Der er ligeledes lavet en aftale med magasinet ”Senior”. Indkøbt et program til styring af klubbens billedgalleri. Der arbejdes på en filløsning til dokumenter fra alle udvalgene.

Turneringsudvalget: Der er en mødeindkaldelse på vej ud. Der ønskes flere udvalgsmedlemmer.

Begynderudvalget: Er i gang med aktivitetsplanen for 2019. Der forventes 2 åbent hus-arrangementer udover Golfens dag 28/4, én i ultimo marts/primo april og medio juni. Der laves 4 søndage i april med gensynsmatch for medlemmer startet i 2016, 2017 og 2018. Der arbejdes med 3 spil med en ven aftener. Der vil i juli måned være blokeret 2 tider kl. 18 og 18.10 til begyndere, men der spille ikke turnering.

Begynderudvalget består pt. af 14 medlemmer, som vi forventer at fastholde. Der vil forhåbentlig blive brug for nye mentorer.

 

14. Nyt fra formanden.

Årsskriftet.

Skal vi indstille en ”Gjæw Vestjyde”?

 

Referat:

Manglende bidrag sendes til KD hurtigst muligt.

Ændring af priser på træning – vi retter til sammen med Herning.

Vi indstiller ingen til en ”Gjæw Vestjyde” - vi ønsker ikke at fremhæve enkelte frivillige.

Åbent hus hos Ringkøbing Fjord Turisme.

 

15. Eventuelt.

 

Referat:

Baneservicegruppen tager op omkring besøg/køre omkring på Pay and Playbanen.

Punkter til næste bestyrelsesmøde onsdag d. 20. februar:

Generalforsamling

 

Mødet afsluttet kl. 20.29.