« Tilbage

Bestyrelsesmødet den 24. oktober 2018

Skrevet d. 30/10-2018 af:

Referat af bestyrelsesmøde den 24. oktober 2018 kl. 17.00 i klubhuset

 

Deltagere: Kurt Dalgaard (KD), Jens Peter Jespersen (JPJ), Hans Peter Ø. Mikkelsen (HPM), Frits Christensen (FC), Inger Marie Andersen (IMA), Erik Byskov Larsen (EBL).

 

Afbud: Peder Bro Iversen (PBI) og Hanne Pliniussen (HP)

 

Referent: Inger Marie Andersen

 

1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet d. 17. september 2018

 

Referat:

Godkendt og underskrevet.

 

2. Regnskab og budget

     Aktuelt regnskab og budgetopfølgning.

     Alternativ energiforsyning – evt. udskiftning af oliefyret (PBI og HPM).

     Budget for 2019 skal med på næste bestyrelsesmøde.

 

Referat:

Regnskabet ser rigtig godt ud, og vi forventer at komme ud med et resultat, som mindst lever op til de budgetterede 400.000 kr. i overskud.

 

Energiforsyning:

KD, PBI og HPM arbejder videre med de forskellige leverandører.

Hjemmesiden ”fyr fyret” undersøges for muligheder.

 

Budget 2019:

HPM og Knud kommer med et forslag til processen og indhenter udkast fra udvalgene. Efterfølgende udarbejdes et forslag til budget for 2019.

 

3. Medlemssituationen

Hvordan ser det ud med medlemmer i de forskellige kategorier?

 

Medlemsstatistik med hovedgrupper:

  05.01.18 01.03.18 09.05.18 26.06.18 11.08.18 23.10.18
Seniorer 573 575 605 618 625 626
Ungdom 55 55 63 62 69 66
Flex, langd. passiv mm. 238 234 219 222 225 216
Prøvemedlemmer 11 11 29 33 45 30
I alt 877 875 916 935 964 938

 

Referat:

Der er ikke endelig afklaring på alle prøvemedlemmerne. Alle er afklaret inden næste bestyrelsesmøde.

Statistikken er taget til efterretning.

 

4. Medlemsmødet onsdag d. 21. november (ny dato)

Forslag til indkaldelse og program udarbejdes.

Hvem tager sig af den endelige planlægning?

 

Referat:

Mødet starter kl. 19.00, med forventet sluttidspunkt kl. 21.00. FC skriver kort ud til medlemmerne, om at sætte kryds i kalenderen.

 

Mødet skal bestå af korte orienteringer efterfulgt af spørgsmål og input fra de tilstedeværende.

 

IMA og KD sammensætter det endelige program.

 

5. Golfspilleren i centrum

Opfølgning på medlemsundersøgelsen i september.

 

Referat:

Kommentarer fra gæster og medlemmer blev gennemgået.

Vi sætter et nyt skilt ved starterhuset – ”Din starttid er herfra (ikke fra teestedet)”. Kontoret skal orienteres. JPJ

Der er sendt en liste ud til udvalgsformændene om medlemmer, som gerne vil være frivillige. 

 

Målet for banen er at ligge i top 20. Blandt vores medlemmer er vi på en 19. plads, og blandt gæsterne er vi på en 31. plads ud af 106 klubber.

Som helhed er der positive resultater. Resultaterne indgår i arbejdet med strategiplanen for at fastholde målet om top 20.

 

6. Den fremtidige administration

Hans Peter og Kurt er i dialog med Preben og Knud om en konkretisering af  den fremtidige model.

Vi er i snakken nået frem til, at det vil være hensigtsmæssigt, at Preben og Knud fremover deltager i bestyrelsesmøderne. Den daglige ledelse bør være i tæt kontakt med bestyrelsen og have mulighed for at komme med input til punkterne.

 

Referat:

Der arbejdes med at få lavet nogle aftaler for 2019. KD

Preben og Knud deltager fremover i bestyrelsesmøderne uden stemmeret.

 

7. Prikning og sand på fairways

Da det er et stort ønske fra greenkeeperen og baneudvalget at få lavet arbejdet nu, og da økonomien ser meget positiv ud, indstiller Hans Peter og Kurt, at arbejdet udføres nu.

 

Referat:

Leje af prikkemaskine og topdress giver en udgift på ca. 110.000 kr. for én gang prikning med topdressing.

Hvis vi vil optimere fairways, skal vi prikke 2 gange om året, og der skal topdresses med sand én gang med året.

I strategiplanen har banen 1. prioritet. Ud fra denne prioritering besluttes det, at der skal prikkes og topdresses i år.

Det overvejes, om der er mulighed for at indkøbe maskinen til prikning i stedet for at leje, da det vil give meget større fleksibilitet. En sådan beslutning forudsætter, at der er plads i investeringsbudgettet for 2018 og 2019. 

 

8. Skilte på 18 hullers banen

Indstilling vedr. renovering af de gamle skilte.

Indstilling vedr. nye skilte. Bilag med pris på ”Vejle modellen” er udsendt af PBI.

Skal vi sætte et beløb af på budgettet for 2019?

 

Referat:

På baggrund af mange kommentarer om dårlig skiltning i GIC gennem en længere periode, og den prioritering vi har af banens stand og vedligeholdelse, besluttes det at sætte arbejdet med nye skilte til teesteder og henvisningsskilte i gang nu.

Den billigste og – efter bestyrelsens mening – bedste løsning er nye skilte, som sidder på træplader. (Bl.a. set i Vejle).

Udgiften til nye skilte er 54.100 kr.

JPJ tager sig af opgaven, så skiltene er klar til sæsonstart 2019.

 

Det besluttes at abonnerer på GLFR. Abonnement koster 15.000 kr. det første år.

Layoutet til skiltene hentes via abonnementet af GLFR.

GLFR kan ud over layout til skilte også bruges til baneguides, opmåling af dræn og rør til sprinkleranlægget. Det er også muligt at bruge app’en til en elektronisk baneguide på telefoner. Det er muligt at lægges sponsorreklamer ind i baneguiden både den trykte og på app’en.

 

9. Stolpe med henvisningsskilte og ”lysmast”.

Der er indkøbt en brugt stålmast, hvorpå spotlysene kan monteres. Placering af lysmast og henvisningsskilte aftales.

 

Referat:

Lysmasten:

KD aftaler med vedligeholdelsesgruppen hvor masten placeres.

JPJ får fat i lamper.

 

Henvisningsskiltet:

Den afventer et senere bestyrelsesmøde hvor Peder Bro Iversen deltager.

 

Det besluttes at købe grus til udlægning foran den nye garage. Vedligeholdelsesgruppen tager sig af opgaven.

 

10. Indretning og brug af den gamle shop

Der er udført et stort arbejde med at renovere og indrette lokalerne til møderum, depot for shoppen og arbejdsplads for træneren m.m.

Vi har fået 10.000 kr. fra ”Bandepakken” til bord og stole i mødelokalet.

 

Referat:

Når rummet er færdig indrettet ses på hvilke møbler, der skal købes.

Møbler skal købes ind inden udgangen af 2019.

HPM undersøger mulighed og pris for at flytte alarmen ind til shoppens depot, og at døren til turneringskontoret får automatisk lås.

 

11. Pay and Play banen

Vores ansøgning til DIF og DGI’s foreningspulje om midler til optimering af Pay and Play banen er imødekommet. Hvem tager sig af opgaven?

Skoleaftaler om brug af Pay and Play banen – hvilke aftaler har vi? Skal de ændres?

Medlemmers brug af Pay and Play banen: Skal vi ændre formuleringen om, at det skal være ”et potentielt medlem” man kan tage gratis med? Det kan være svært for de frivillige at styre, hvem der skal betale, og hvem der ikke skal.

 

Referat:

Udmøntning af foreningspuljen:

JPJ og IMA fordeler udgifterne og har tovholderrollen på opgaven.

FC involveres, når der skal laves informationsmateriale til firmaer og foreninger.

 

Skoleaftaler:

Dejbjerglund Efterskole og DHE har aftaler om brug af Pay and Play banen. En anden efterskole har henvendt sig, og vil gerne lave en aftale om spil på banen. Der tages en kontakt til skolen for at undersøge hvor meget, de ønsker at bruge banen.

KD og Preben laver en aftale med efterskolen.

Hvilke aftaler er der med folkeskolerne? PBI kommer med et bud på det til næste bestyrelsesmøde.

 

Spil på Pay and Play banen (medlemsfordele):

Følgende blev besluttet på bestyrelsesmødet den 14. august 2018 pkt. 13:

Medlemmer må have potentielle nye medlemmer med gratis på Pay and Playbanen. Juniorer (indtil og med 17 år) ifølge med et medlem må spille gratis. Udstyr kan lejes i proboksen og står ved siden af proboksen eller ved henvendelse i shoppen.

 

En anden formulering kunne være:

  • Medlemmer kan have børn (indtil og med 17 år) med gratis på banen. Udstyr skal lejes på almindelige vilkår.
  • Medlemmer må have én gæst med gratis på banen, gæsten skal følges med medlemmet. Udstyr skal lejes på almindelige vilkår.

 

Formuleringen sættes til debat på medlemsmødet, og punktet medtages igen på næste bestyrelsesmøde.

 

12. Nyt fra udvalgene.

 

Referat:

Baneserviceudvalget: Der skal laves en køreplan for næste år. Der afholdes opstartsmøde i marts 2019.

Baneudvalget: Der sker en masse gravearbejde på banen. De nye tiltag giver masser af vand, og kan blive en god dræning for 15. green. 16. green er udfordret, der vil blive lavet noget gravearbejde, for at undersøge om der også her kommer vand fra nord, altså ind under vejen fra bakken på den anden side. På 15. green er der gravet ind i selve green, udgravning skal fyldes med sand, hvorefter der lægges rullegræs på, så den bliver spilbar til sæsonen.

PR-udvalget: Der er lavet aftale om et møde omkring hjemmesiden.

Sponsorudvalget: Der er fuld gang i at gentegne aftaler til næste sæson. Det er en stor opgave, at få opdateret alle aftaler.

Begynderudvalget: Er pt. ved at følge op på de sidste prøvemedlemmer. Vi skal have møde med DGU den 13. november, hvor det skal drøftes, hvad vi gør, og hvad vi gerne vil fremad.

Turneringsudvalget: Regionsgolf – vil klubben stadig betale udgiften pr. hold for tilmelding. Det besluttes, at klubben og så i 2019 betaler tilmeldingsgebyret. Tilmeldingsfristen er den 15. januar 2019. Turneringsudvalget vil afholde et møde for alle de medlemmer, som kunne være interesseret i at spille regionsgolf.

 

13. Nyt fra formanden.

 Til orientering.

 

14. Eventuelt.

Næste bestyrelsesmøde er fastsat til d. 22. november. Vi bør finde en ny dato          og samtidigt fastsætte møder i januar og februar.

    

Referat:

Bestyrelsesmøde onsdag d. 5. december kl. 17 (i stedet for d. 22. nov.)

Bestyrelsesmøde mandag d. 21. januar kl. 17

Bestyrelsesmøde onsdag d. 27. februar kl. 17 – denne dato skal vi have rykket frem, da regnskabet skal underskrives mindst 3 uger før generalforsamlingen, så det kan blive revideret og udsendt 14 dage før generalforsamlingen.

Generalforsamling onsdag d. 13. marts kl. 19 (vi havde egentlig bestemt d. 27. feb., men det er for tidligt pga. regnskabet)

 

Punkter til næste bestyrelsesmøde:

  • Alternativ energiforsyning – evt. udskiftning af oliefyret (PBI og HPM).
  • Budget 2019. HPM og Knud kommer med et forslag, hvor der er indhentet udkast fra udvalgene.
  • Medlemssituationen – IMA har afklaret prøvemedlemmerne fra 2018.
  • Behandling af resultater fra medlemsmødet, samt beslutning om videre tiltag/fremadrettede indsatser.
  • Aftaler om den fremtidige administration.
  • Vedligeholdelses- og investeringsplaner for den samlede maskinpark.
  • Henvisningsskilt ved parkeringspladsen.
  • Evt. indkøb af møbler til møderum/turneringskontor.
  • Retningslinjer for skoleaftaler, herunder betaling.
  • Retningslinjer for spil på Pay and Playbanen – medlemsfordele.
  • Restaurant og rengøring i 2019.