vis nyhed

« Tilbage

Bestyrelsesmødet den 5. december 2018

Skrevet d. 13/12-2018 af:

Referat af bestyrelsesmøde den 05. december 2018 kl. 17.00 i klubhuset

 

Deltagere: Kurt Dalgaard (KD), Peder Bro Iversen (PBI), Jens Peter Jespersen (JPJ), Hans Peter Ø. Mikkelsen (HPM), Inger Marie Andersen (IMA), Hanne Pliniussen (HP), Erik Byskov Larsen (EBL), Knud Hougaard Klausen (KHK) og Preben Knudsgaard (PK).

 

Afbud: Frits Christensen (FC)

 

Referent: Inger Marie Andersen



1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet d. 24. oktober 2018

 

Referat:

Godkendt og underskrevet.



2. Regnskab

Aktuelt regnskab. Perioderegnskab vedhæftet som bilag.

 

Referat:

Resultatet pr. 28/11 ser rigtig fin ud. Når de sidste posteringer er på plads, forventes et overskud på ikke under 600.000 kr.

Der er en udgift tilbage på 35.000 kr. for etablering af nyt varmeanlæg. Den øvrige udgift er finansieret af sponsorater og Rahbek Fonden.

Den resterende udgift finansieres af overskuddet fra jubilæumsfonden.



3.Budget for 2019.

Herunder vedligeholdelses- og investeringsplaner for den samlede maskinpark.

 

Referat:

Det endelige forslag til budget er endnu ikke færdigt. Når forslaget er klar, sendes det til bestyrelsen. Budgettet medtages på mødet i januar.

Det besluttes at kontingentsatser fastholdes.

Prisen for leje af skabe fastholdes.



4. Medlemssituationen

Hvordan ser det ud med medlemmer i de forskellige kategorier?

 

Referat:  

Vi har modtaget nogle udmeldelser gældende fra 1. januar 2019. Når disse medregnes, vil der samlet set for hele 2018 være en nettotilgang på 33 medlemmer.

 

Medlemsstatistik med hovedgrupper:

  05.01.18 23.10.18 09.05.18 26.06.18 11.08.18  05.12.18
Seniorer 573 605 618 625 626 627
Ungdom 55 63 62 69 66 64
Flex, langd. passiv mm. 238 219 222 225 216 214
Prøvemedlemmer 11 29 33 45 30 26
I alt 877 916 935 964 938 931

 

5. Medlemsmødet onsdag d. 21. november

Inger Marie har samlet input fra mødet. Bestyrelsen skal beslutte, hvordan der skal arbejdes videre med det.

 

Referat:

IMA kommer med konkrete forslag til mål og opgaver til videre bearbejdelse til bestyrelsesmødet i januar.

Det er en fornøjelse, at så mange havde lyst til at deltage i medlemsmødet.



6.Den fremtidige drift af restauranten

Der har været forskellige sonderinger, men indtil nu er der ikke nogen løsning.

Der arbejdes på, at frivillige skal klare rengøringen.

 

Referat:

Husudvalget ændrer navn til Restaurantudvalget.

Hvis der kunne findes flere frivillige til udvalget, er de villige til at hjælpe mere til i restauranten, så der kan spares løntimer.

Der arbejdes på flere fronter med at finde en løsning på den fremtidige drift af restauranten.

Der skal i budgettet afsættes et beløb til reparationer m.m. af inventar i køkkenet, og det skal overvejes, om vi skal budgettere med et tilskud til driften.



7. Lokale regler for Dejbjerg Golf Klub

Indførelsen af nye golfregler fra 1. januar 2019 har nødvendiggjort, at vi skal have nye lokale regler i DGK.

Et udvalg bestående af Villy Svinth, Bjarne G. Hansen, Vagn Krogsgaard, Leif Simonsen, Jens Peder Jespersen og Peder Bro Iversen har lavet et forslag, som bestyrelsen skal tage stilling til. Forslaget er vedhæftet som bilag.

 

Referat:

Forslaget til lokale golfregler godkendes.

Udvalget (JPJ) sørger for at reglerne sendes til DGU.

Scorekort og baneguide skal rettes til. JPJ og PBI sørger for, at de bliver opdateret.



8. Administrationen i 2019

Bestyrelsen har tidligere besluttet, at den daglige ledelse af DGK også i 2019 skal varetages af Knud Hougaard Klausen og Preben Knudsgaard, således som det også blev meddelt på medlemsmødet.

HPM og KD er i tæt dialog med Knud og Preben om opgavefordeling m.m.

 

Referat:

Til orientering.



9. Stolpe med henvisningsskilte og lysmast.

Det forventes at lysmasten snart kommer på plads.

Vi skal have lavet de endelige aftaler om henvisningsskiltene.

 

Referat:

Lysmasten ligger klar. Der mangler en afklaring på, hvor strømmen skal tages fra.

Henvisningsskilte: PBI finder en pris, og der tages udgangspunkt i forslaget i træ.

 

10. Indretning og brug af den gamle shop

Indretning og møblering er på plads.

Vi skal have aftalt, hvordan lokalerne kan/skal bruges.

 

Referat:

At flytte alarmen længere ind løser ikke problemet. Det vil være en fordel, hvis der etableres automatisk lås på yderdøren.

Indtil videre kører det på samme måde, som det er nu.

Der indkøbes papkrus, kaffe, filtre og te til brug til møder og frivillige ”på job”.



11. Pay and Play banen

Punktet udsat fra sidste møde.

Skoleaftaler om brug af Pay and Play banen – hvilke aftaler har vi? Skal de ændres?

Medlemmers brug af Pay and Play banen: Skal vi ændre formuleringen om, at det skal være ”et potentielt medlem” man kan tage gratis med? Det kan være svært for de frivillige at styre, hvem der skal betale, og hvem der ikke skal.

En anden formulering kunne være:

  • Medlemmer kan have børn (indtil og med 17 år) med gratis på banen. Udstyr kan lejes på almindelige vilkår.

  • Medlemmer må have én gæst med gratis på banen, gæsten skal følges med medlemmet. Udstyr kan lejes på almindelige vilkår.

 

Referat:

Skole aftaler:

Vi har aftaler med Dejbjerglund og DHE. Vi forventer at få en aftale med Sædding Efterskole.

Formuleringen omkring medlemmers brug af Pay and Play banen besluttes til følgende:

  • Fuldgyldige medlemmer kan have børn (indtil og med 17 år) med gratis på banen. Udstyr kan lejes på almindelige vilkår.

  • Fuldgyldige medlemmer må have to gæster med gratis på banen, gæsterne skal følges med medlemmet. Udstyr kan lejes på almindelige vilkår.



12. Bestyrelsesmøder og generalforsamling

Næste bestyrelsesmøde er mandag d. 21. januar kl. 17. Der er også planlagt bestyrelsesmøde onsdag d. 27. februar kl. 17, men denne dato skal vi have rykket frem, da regnskabet skal underskrives mindst 3 uger før generalforsamlingen, så det kan blive revideret og udsendt 14 dage før generalforsamlingen.

Generalforsamling er foreløbig planlagt til onsdag d. 13. marts kl. 19.

 

Referat:

Onsdag den 27. flyttes til onsdag den 20. februar 2019 kl. 17.

Generalforsamlingen fastlægges til den 13. marts 2019 kl. 19.



13. Nyt fra udvalgene.

 

Referat:

Baneserviceudvalget har haft evaluering, det er gået fint. Der skal findes flere til udvalget næste sæson.

Turneringsudvalget – har holdt møde om turneringsplanen for 2019. Der har været forespørgsel om en tidlig gløgg turnering til næste år.

Der er en turneringskalender på vej, den skal være klar inden 1. januar.  

Sportsudvalget – tilmeldt hold til kvalifikationsrække veteran.

Begynderudvalget – Der har været afholdt møde med DGU. Forslag om at få lavet en præsentationsvideo (evt. alla den Svendborg Golf Klub har lavet). Det kunne være i et samarbejde med en skole.

Nye medlemmer spørges i GIC efter 2 mdr. og efter 2 år. Vi skal være opmærksomme på, at svarene ikke kun er fra begyndere, men også nye etablerede medlemmer.

Der er udarbejdet en lille folder, som kan stå i Kulturcentret ved indoor golfanlægget. Folderen skal også stå i gangen i klubben i stedet for den tykke folder, som har stået i 2018.

Baneudvalget. Der er indkøbt nye maskiner til behandling af fairways, og de er leveret. Der bliver pt. prikket på fairways, efter at der er lagt sand ud.

Det ser ud til, at tiltag med dræn og kommunens oprensning og grødeskæring af Bundsbæk Møllebæk virker godt.

Der arbejdes med at skabe mere plads under tag i greenkeepergården til de nye maskiner. Der skal komme en indstilling til bestyrelsen om forslag og økonomi til udbygning samt et toilet til spillere i greenkeepergården.

Sponsorudvalget – der laves pt. nye sponsoraftaler. Skiltesponsorer skal orienteres om de nye skilte på teestederne.



14. Nyt fra formanden.

Preben og Kurt vil stå for at lave årsskriftet. Vi regner med, at det skal udkomme i slutningen af februar – altså før generalforsamlingen. Det giver mulighed for at udvalgenes og det meste af formandens beretning kan komme med i bladet. Preben vil skrive til udvalgene og bede om indlæg. Deadline vil snarest blive fastsat.

Kalenderen for næste sæson skal med i årsskriftet, og i den forbindelse mangler vi bl.a. at beslutte, om vi skal have en ny ”uge 29”. Hvad er bestyrelsens holdning?

Vi skal have lavet retningslinjer for anvendelse af gavekort. Teksten på gavekortene lyder noget i retning af: ”Kan anvendes til køb af varer i shoppen”. Skal gavekortene kunne anvendes til betaling af forskellige ydelser? (F.eks. kontingent, firkløver og matchfee).

 

Referat:

Det besluttes, at tekster i årsskriftet skal være nutid, fremtid og ikke beretning som omhandler år 2018.

Tekster til årsskriftet skal være klar 1. februar 2019. Sendes til kontor@dejbjerggk.dk

 

Beretning til generalforsamlingen lægges på hjemmesiden, og på selve generalforsamlingen laves et kort resumé af formanden.

Deadline for aflevering af beretning fra udvalgene er 20. februar 2019. De skal på hjemmesiden senest 1. marts 2019. Sendes til kontor@dejbjerggk.gk – i emnefeltet skrives om det er beretning eller årsskrift.

 

Det besluttes af afholde ”uge 29” igen i 2019. Greenfee fastholdes til 50,00 kr.

 

Brugen af gavekort forsætter uændret. Teksten på gavekortene fastholdes.




15. Eventuelt.

 

Referat:

Aftalen med Proshop Danmark – opsiges nu. Der er ikke fordele for klubben med det sortiment, vi fører nu.

Strategiweekenden fastlægges til den 15. – 16. marts 2019 i sommerhuset som sidste år.

 

Punkter til næste møde:

  • Budget 2019 (HPM)

  • Forslag til mål og opgaver fra materialet fra medlemsmødet (IMA)

  • Den fremtidige restaurant

  • Turneringskalender 2019

  • Plads til nye maskiner under tag i greenkeepergården – indstilling og økonomi

  • Etablering af spillertoilet i/ved greenkeepergården – indstilling og økonomi