« Tilbage

Bestyrelsesmødet den 5. marts 2018

Skrevet d. 18/03-2018 af:

Referat af bestyrelsesmøde den 05. marts 2018 kl. 17.00 i klubhuset

 

Deltagere: Kurt Dalgaard (KD), Peder Bro Iversen (PBI), Hans Peter Ø. Mikkelsen (HPM), Frits Christensen (FC), Inger Marie Andersen (IMA),Hanne Pliniussen (HP) og Erik Byskov Larsen (EB).

 

Afbud: Jens Peter Jespersen

 

Referent: Inger Marie Andersen

 

Dagsorden:

 

1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet d. 21. februar 2018

 

Referat:

Godkendt og underskrevet.

 

 

2. Fastlæggelse af den ekstraordinære generalforsamling

Fastlæggelse af dato

Dagsorden

Vedtægtsændring

Regnskab og budget

 

Referat:

Det besluttes, at den ekstra ordinære generalforsamling bliver mandag den 23. april 2018 kl. 19.00. Indkaldelsen skal sendes ud minimum 14 dage før, altså senest den 9/4.

 

Det udsendte forslag til dagsorden blev godkendt.

De nye vedtægter sendes med ud som bilag. Der henvises til de nuværende på hjemmesiden.

 

Vedtægtsændringer.

Forslaget til vedtægtsændringer blev gennemgået, og yderligere ændringer og rettelser blev fortaget. KD renskriver forslaget til nye vedtægter.

 

Regnskab og budget

Regnskabet for 4. kvartal 2017 gøres klar til fremlæggelse på generalforsamlingen. Der udarbejdes nyt budget for hele året 2018. Der orienteres om regnskab og budget i hovedtal på medlemsmødet d. 21. marts.

 

 

3. Omlægning af regnskabsåret og foreningsåret

Argumenter for ændring af regnskabsåret

Overgangsbestemmelser til vedtagelse på generalforsamlingen

Fremtidig kontingentopkrævning

Andre konsekvenser

 

Referat:

KD og HPM holder møde med Knud Hougaard og Preben Knudsgaard, hvor de oplister argumenterne for at ændre regnskabsåret. Bestyrelsen orienteres før medlemsmødet.

Som det fremgår af den foreslåede dagsorden er der en omlægningsperiode fra 1. okt. 2017 til 31. dec. 2017.

 

Kontingentopkrævning i 2018: 1. april betales for et halvår og 1. september betales for et kvart år. Fra 2019 er betalingsterminerne 1. februar og 1. juli.

 

 

4. Medlemssituationen

Hvordan ser det ud med medlemmer i de forskellige kategorier?

 

Referat:

35 Juniorer

20 Ynglinge

592 Senior

20 Prøvemedlemmer

136 Flexmedlemmer

14 Langdistance

1   9-hullers medlemskab

15 Pay and Play

68 Passive

 

 

5. Opfølgning på strategiweekenden

     Hvordan vil vi arbejde med/følge op på strategiplanen i fremtiden?

Skemaet fra sidste bestyrelsesmøde anvendes, og vi arbejder videre ud fra det, vi nåede at tage stilling til sidste gang:

Målene (de blå firkanter) er ikke prioriteret, vi arbejder med målene som sideordnede. Banen har dog 1. prioritet.

Handlingerne skal gennemføres over de næste 5 år. Ansvaret lægges op til de ansvarlige (de orange pile).

 

Referat:

Strategiplanen blev gennemgået. Det blev aftalt, hvem der skal følge op på de forskellige handlinger. IMA opdaterer Strategiplanen.

Målet ”God drift af klubben” følges op hvert kvartal. Bestyrelsen laver opfølgningen.

Vedligeholdelsesplaner og investeringsplan for maskinpark under baneudvalget skal foreligge før budgetlægning, og skal dække en 5-årig periode.

Vedligeholdelsesplan for klubhuset under Bygnings- og vedligeholdelsesholdet skal foreligge før budgetlægning og skal dække en 5-årig periode.  

PBI, KD og IMA holder jævnlige møder med Nicolas for at følge træning af klubbens medlemmer.

Bestyrelsen laver en årlig opfølgning på hele Strategiplanen. Her til indhentes en status og en plan for det fremadrettede arbejde under de enkelte mål. Det er de anførte ansvarlige udvalg m.fl. som laver denne opfølgning.

 

 

6. Medlemsmødet d. 21. marts kl. 19.00

Et informationsmøde med plads til spørgsmål.

 

Referat:

Når strategiplanen er færdig lægges den på hjemmesiden samt ophænges på opslagstavlen.

IMA opdaterer planen. HP laver 50 kopier som lægges på bordene til mødet.

KD byder velkommen.

HPM økonomi.

KD – vedtægtsændring.

Knud og Preben – administrationen 2018.

FC – orientering om ny indretning.

IMA – orientere om strategiplanen.

Leif – greenkeeper planer for 2018.

Nicolas – trænerens tilbud i 2018.

IMA – nyt begynderforløb.

PBI er ordstyrer.

 

Indbydelsen sendes ud hurtigst muligt.

 

 

7. Greenfee m.m. på Pay and Playbanen I 2018

Skal vi ændre priserne på Pay and Playbanen?

Nuværende priser:

Greenfee pr. dag: Voksne 130 kr. – juniorer 65 kr.

Leje af udstyr: 50 kr.

Arrangementer med mindst 10 personer: Voksne 80 kr. – juniorer 40 kr. – udstyr 50 kr.

 

Referat:

Det besluttedes:

Der skal laves pakkeløsninger – evt. i samarbejde med restauranten.

Vi indfører 5-turskort – ikke personligt. 500 kr.

Vi fastholder priserne for greenfee, leje af udstyr og arrangementer.

Junior er til og med 17 år.

 

 

8. Spil golf med en ven og firmagolf indføres igen i 2018

Fastlæggelse af de to tiltag.

 

Referat:

Begynderudvalget varetager opgaven ”Spil golf med en ven”.

Ven og golfspiller kan træne sammen i en uge op til turneringerne. De må anvende træningsfaciliteter og Pay og Playbanen.

Turneringen spilles som Greensome. Turneringen afvikles følgende datoer: 9/5, 6/6 og 8/8 kl. 18.15 på hullerne 1-9.

Mail til alle medlemmer og på hjemmesiden

 

Firmagolf – kommer først i 2019. Så der fremad skiftes hvert andet år mellem ”Spil golf med en ven” og firmagolf.

Firmaer er altid velkommen til at henvende sig og få et tilbud på et arrangement.

 

 

9. Nyt fra udvalgene.

PR-udvalget – Annonce til åbent hus kommer i tillæg til Dagbladet og omdeles til alle husstande. Magasinet laves af Jysk- Fynske medier.

 

Baneservicegruppe – Der er lavet en turnus, så de kører hver 6 uge. Hvert hold har udnævnt en ”formand”.  

 

Begynderudvalget – Dresscode drøftes. Begynderudvalget sletter det i folderen, men mentor tager en snak med nye spillere om, hvad der er praktisk og almindelig anstændighed.

Open by Night – vi deltager ikke i 2018, da vi ikke har kunnet se nogen effekt af tidligere deltagelser.

 

Turneringsudvalg – Der skal tages fat på planlægningen af næste sæson i god tid.

 

Sportsafdelingen – er ikke kommet rigtig i gang endnu, der er møde i uge 11.

 

Juniorudvalget – Åben hus den 22. april. Deltager i Sjov lørdag i Skjern 7/4.

Baneudvalget – Renovering af skilteholdere på Pay og Playbanen. Renoveringen er lavet for sponsormidler fra Lemvig-Müller. Der arbejdes pt. med en løsning på at få rørstativerne malet inden sæsonen. Vejret driller.

 

Sponsorudvalg – Alle kontrakter er nytegnede for indeværende sæson.

Arrangement med Forsikringsselskabet Vestjylland – det er sat i søen og afholdes 12/3.

 

 

10. Nyt fra formanden.

 

Referat:

Frivillig dag bliver den 15. september 2018.

Kollegagolf – hænges op på opslagstavlen.

22. marts 2018 er der Erfa-møde i Struer – KD, HPM og Knud deltager.

Golfpas Vestjylland – en lille succes i 2017. Vi må forvente, at vi i år kan hente de  udgifter, vi havde i 2017, da der ikke er udgifter i 2018 til materialer.

 

 

11. Eventuelt.

     Punkter til næste bestyrelsesmøde d. 19. marts.

 

Bemærkninger:

Vi aflyser bestyrelsesmøde den 19. marts, således af næste bestyrelsesmøde bliver d. 19. april.

Baneguiden er ved at blive opdateret, og er næsten klar til at gå i trykken.

 

Punkter til bestyrelsesmødet den 19. april 2018.

-    Dresscode