Login Golfbox
Skrevet d. 10/12-2015
Resumé af bestyrelsesmøde den 9. december 2015
Deltagere: Frits Christensen (FC), Hans Peter Ø. Mikkelsen (HPM), Jens Peder Jespersen (JPJ), Kurt Dalgaard (KD), Mads Møller (MM), Vagn Krogsgaard (VK), Birthe Guldbrand (BG) og Hanne Häggqvist (HH)
Afbud: Peder Bro Iversen
Referent: Hanne Häggqvist
1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 29. oktober 2015, referat fra generalforsamlingen den 25. november 2015 samt konstituerende bestyrelsesmøde den 25. november 2015.
Referaterne blev godkendt og underskrevet.
2. Økonomi.
HPM orienterede om at der blive foretaget en kvartalsvis opfølgning til bestyrelsesmøderne, og ellers vil HPM tage økonomiske forhold op når der sker noget specielt.
Bjerg VVS har givet tilbud på varmepumpe til shoppen. HPM og HH sørger for at den bliver installeret og at isoleringen på loftet af shoppen bliver kontrolleret og eventuelt forbedret.
3. Nedsættelse af udvalg og valg af kontaktpersoner fra bestyrelsen
I vedtægternes §10 står der:
- Bestyrelsen nedsætter de nødvendige udvalg, herunder handicapudvalg.
- Bestyrelsen fastsætter udvalgenes opgaver og kompetence og giver retningslinier for udvalgsarbejdet.
- De nedsatte udvalg kan ikke disponere over klubbens midler uden bestyrelsens samtykke.
Bestyrelsen skal formelt nedsætte udvalgene og fastsætte opgaver og kompetencer samt give retningslinier.
Oversigt over alle udvalg, som de ser ud nu, er vedhæftet som bilag.
Ifølge virksomhedsplanen (sidst revideret i 2013) skal bestyrelsen af sin midte vælge en baneansvarlig, en sportsansvarlig, en turneringsansvarlig og en ansvarlig for begyndere. Vi skal ikke nødvendigvis følge virksomhedsplanen. Virksomhedsplanen med udvalgenes/den ansvarliges opgaver er vedhæftet som bilag.
- Kontaktpersoner vælges til: Husudvalg og PR- og sponsorudvalg.
- Bladudvalget foreslås nedlagt.
Bestyrelsen besluttede enstemmigt at nedlægge bladudvalget. HH står for indsamlingen af materiale. HH og KD læser korrektur.
Udvalgene blev gennemgået og diskuteret. Skal udvalgene selv diskuteret/definere hvad der er deres opgaver, mål og kompetencer? Dette og udvælgelse af formand tages med til medlemsmødet.
Baneudvalg – Nyt medlem i udvalget er Erik Peetz og desuden har Carlo Jensen givet udtryk for at han gerne vil i udvalget. Der mangles en kvinde i udvalget.
Juniorudvalg – Fortsætter alle som har været med i 2015 og er der kommet nye i udvalget – PBI?
PR- og sponsorudvalg – FC træder ind i udvalget. HH finder nye medlemmer til udvalget. Diskussion af partnerpakker kontra sponsorpakker.
Sportsudvalg - Fortsætter alle som har været med i 2015 og er der kommet nye i udvalget – PBI?
4. Fremtidig drift af restauranten
Bestyrelsen skal beslutte, om vi skal finde en ny forpagter, eller om vi skal drive restauranten selv med lønnet personale.
Forretningsudvalget, som består af Hanne, Hans Peter og Kurt, har fået oplysninger fra Brande og Give golfklubber, som begge driver restauranten selv. De to klubber er glade for ordningen, som begge steder bidrager positivt til klubkassen. Omsætningen i de to restauranter er højere end sidste års omsætning i Dejbjerg. I Give havde man formået at hæve omsætningen betydeligt ved at gå fra forpagter til ansat. Der vil blive givet en grundigere mundtlig orientering på mødet.
Forretningsudvalget ser bl.a. følgende fordele ved at drive selv:
- Vi bestemmer selv åbningstider
- Vi bestemmer selv priser med mulighed for at lave tilbud
- Vi får større mulighed for samarbejde, når alle er ansatte i klubben
- Vi får større mulighed for at lave arrangementer for medlemmer og andre
- Vi passer selv automater
Ulemperne er bl.a:
- Der er en udfordring i tilfælde af sygdom
- Der vil være øget personalestyring
- Der vil være ekstra regnskab
- Der vil være en (minimal) økonomisk risiko
Forretningsudvalget har lavet et skitseforslag til åbningstider, som viser, at restauranten kan drives med ét årsværk kombineret med frivillig arbejdskraft i travle perioder.
Ud fra ovenstående indstiller forretningsudvalget, at vi selv driver restauranten, og at der nedsættes et udvalg, som får bemyndigelse til at ansætte den nødvendige hjælp inden for en given beløbsramme.
Efter en anbefaling af KD og HPM var der enighed om at vi selv skal ansætte en til at drive restauranten. Der skal hurtigst muligt indrykkes en annonce i dagblade/ugeblade. Ansættelsesudvalget består af HPM, KD og HH.
Der skal være stram styring af økonomien for at vi har styr på hvor vi står.
Diskussion af hvad der skal ske hvis vi ikke finder den rette person.
HH spurgte til prisen for leje af lokale ved private fester. Det blev besluttet at det er en kuvertpris eller 1.000 kr. + moms hvis maden ikke købes i restauranten.
5. Ansættelse af chefgreenkeeper
Stillingen er opslået på DGA’s hjemmeside. Se her: http://greenkeeper.dk/medlemmer/job-i-branchen/
Vi skal have aftalt procedure for ansættelsen og have nedsat et ansættelsesudvalg.
Der er for nuværende modtaget 4 ansøgninger.
Ansættelsesudvalget består af: PBI, JPJ, FC, VK og KD samt delvis Johnny Streit og HH. Det første møde i udvalget skal holdes primo januar med samtale umiddelbart efter.
6. Arbejde med ”Golfspilleren i Centrum” (GIC)
Skal vi i bestyrelsen udpege 1 – 2 personer, som i samarbejde med Hanne og Johnny følger op på kommentarer og analyser i GIC?
De samme personer skal i givet fald jævnligt orientere bestyrelsen om vigtige forhold, samt løbende offentliggøre relevante resultater på hjemmesiden.
Det er vigtigt at vi får meldt tilbage på de ting der kommer i GIC. VK og HH følger op på kommentarer. HH foreslår at der på hjemmesiden kommer en side hvor vi jævnligt kan melde tilbage om hvad der sker. BG skal oprettes som bruger af GIC.
7. Medlemsmøde om visioner og strategier
SWOT-analysen fra mødet d. 19. november sammenskrives til 3 – 5 punkter, som medlemmerne kan arbejde med i grupper.
Vi forventer, at Kim Uldahl fra DGU deltager både i sammenskrivningen og i medlemsmødet.
Skal bestyrelsen nedsætte et lille udvalg til at samarbejde med Kim Uldahl?
Bestyrelsen skal lave forslag til mulige datoer for medlemsmødet.
”Resultaterne” fra SWOT-analysen fremsendes af KD.
Resultatet fra SWOT analysen sammen skrives af KD, HH og Kim Uldahl.
Forslag til datoer for medlemsmøde stemmes af med Kim Uldahl. Torsdag den 4. februar 2016 kl. 19.00 eller alternativ eller torsdag den 28. januar 2016 kl. 19.00.
8. Forslag til ændring af klubmesterskaberne.
FC præsenterede forslaget. JPJ - lørdagens runde tilfældige hold. Der var en lang diskussion af om der skal findes en sponsor til 2016. Vurderingen er at det er vigtigere at finde sponsorer til Proens dag end til klubmesterskab. Målet er at der kommer 80 med i 2016. Der skal informeres via udvalg, klubber i klubben, Årsskrift samt nyhedsbreve om de ændringer der er foretaget. Turneringsudvalget arbejder videre med konceptet, som blev godkendt.
9. 50 års jubilæum.
Nye ideer?
Der skal nedsættes et udvalg.
Udvalget skal bestå af 1-2 fra bestyrelsen samt frivillige. HPM, BG og HH er i udvalget. HH har udarbejdet en liste over emner. HH finder resten af udvalgsmedlemmerne.
10. Orientering ved formand og daglig leder, herunder godkendelse af datoer for bestyrelsesmøder m.m. Bestyrelsesdatoerne for 2016 blev godkendt med en enkelt rettelse.
HH orienterede om vores forespørgsel på at komme med i Firkløver ordningen med Birkemose, Kellers Park, Brande, Give, Herning, Jelling og Åskov. I første omgang var det et nej til 2016, men at vi kunne komme med i 2017. Men Bo fra Herning arbejder videre med at vi kan komme med fra 2016. Det er dog flertallet der tæller. Prisen vil højest sandsynlig være 850/900 kr. Vi afventer endeligt svar.
Forslag fra Skive GK om at vi har ½ greenfee vores klubber imellem. Bestyrelsen siger nej tak.
KD orienterede om at der på mødet med klubber i klubben var en forespørgsel på en seniorklub. Bestyrelsen er enig i at det er en god ide. KD arbejder videre med det. Det skal spilles fredag formiddag og der spilles fra blå og rød teested. Der afsluttes med spisning.
KD orienterede om Golfens Dag. Vi har aldrig haft succes, men skal vi selv holde åbent hus denne dag eller 2. påske dag? Vigtigt at datoen bliver fastsat hurtigt af hensyn til Johnnys planlægning.
HH orienterede om at vi i 2016 arrangerer Firma Golf. PBI og HH deltager i møde den 6. januar 2016 Krop og kompetence. Her kan vi tilbyde lærerne at deltage i Firma Golf for at skærpe interessen for golf blandt lærerne.
JPJ – sommergreens bliver ikke åbnet mere i år. HH ændrer det de relevante steder, og henstiller til at der bruges tees fra fairway og at der må lægges op i semirough. I foråret skal det så vurderes om banen er blevet skånet ved dette tiltag.
JPJ – Der arbejdes på at etablere en grøft i semirough/rough på hul 13 for at lede vandet væk. Må vi lede vandet ud i bækken på hul 12?
JPJ – Klippe leddene på maskinerne sendes ud af huset til slibning. Det vil koste 640 kr. for små led og 1.150 kr. for store led. Priserne er incl. moms.
JPJ – Et stort ønske at vi investerer i en rendegraver. HPM - bliver ikke i indeværende regnskabsår.
PBI – Må greenkeeperne sælge de bolde de finder på banen? Klubben har brug for bolde og er der bolde til overs er det klubben der skal sælge dem.
11. Eventuelt
Intet at bemærke.
12. Personale
Intet at bemærke.